Производитель оборудования
Помощник менеджеров по техдокументации
Менеджер спрашивает в Telegram, подходит ли насос под задачу клиента, и за полминуты получает ответ со ссылкой на паспорт изделия
от 4 недель
Автоматизация
от 1 000 документов
→ 40 секунд
Задача
У компании больше тысячи паспортов изделий, прайсов и регламентов. Новые менеджеры не знают, где что лежит, и по любому техническому вопросу идут к инженерам
Инженеры полдня отвечают на одни и те же вопросы вместо своей работы, а клиент ждёт коммерческое предложение по два-три дня
- ответы ищут по папкам и старой переписке
- технический отдел завален однотипными вопросами
- новый менеджер выходит на нормальный темп за 2–3 месяца
Как стало
- менеджер задаёт вопрос обычными словами в Telegram
- ответ приходит со ссылками на конкретные документы
- инженеры подключаются только к действительно сложным вопросам
Как работает
Как это устроено
Собираем документы
Паспорта, прайсы, регламенты и FAQ из разных папок загружаем в одну базу
Размечаем и проверяем
Вместе с инженерами отмечаем актуальные версии и убираем дубли
Подключаем помощника
Бот в Telegram отвечает только по вашим документам и всегда даёт источник
Следим за качеством
Вопросы без ответа попадают инженеру, база пополняется каждую неделю
Как это выглядит
Ответ помощника со ссылкой на паспорт изделия
Панель вопросов: что спрашивают чаще всего и где база не справилась
Ожидаемый эффект
40 сек
на поиск ответа вместо 15 минут
−60%
вопросов к техническому отделу
3 недели
до нормального темпа нового менеджера
Подробнее
Почему не обычный поиск по папкам
Поиск по файлам находит документ по словам в названии, а менеджеру нужен ответ на вопрос: подойдёт ли насос для перекачки воды с песком на глубине 40 метров. Такой ответ собирается из нескольких страниц паспорта и таблицы характеристик. Помощник находит нужные фрагменты во всех документах и формулирует ответ, указывая, откуда взята каждая цифра.
Ссылка на источник — главное требование. Менеджер может открыть паспорт и проверить, а инженер — быстро найти ошибку, если документ устарел.
Что нужно от компании
Документы в электронном виде — PDF, Word, таблицы, выгрузки из сайта или 1С — и один инженер, который в первые две недели проверяет ответы помощника на типичных вопросах менеджеров. Сканы тоже подходят, но их сначала распознаём, и это добавляет время.
Самая долгая часть работы — не техника, а порядок в документах: убрать старые версии прайсов и дубли, чтобы помощник не отвечал по устаревшим данным.
Как считали эффект
Это типовое решение с расчётной оценкой. 15 минут — типичное время, за которое менеджер находит ответ сам или дожидается инженера по простому вопросу; 40 секунд — время ответа помощника на тестовой базе документов. Снижение нагрузки на технический отдел оцениваем по доле вопросов, которые закрываются документацией без участия инженера.
Для вашей компании эти цифры посчитаем на разборе: по числу менеджеров, объёму документации и тому, сколько вопросов уходит инженерам сейчас.
Блог
Читайте по теме
Автоматизация процессовИИ-агенты для бизнеса: что это и какие задачи уже решают
Что такое ИИ-агент и чем он отличается от чат-бота. Примеры для автосервиса, салона, онлайн-школы и B2B, сколько стоит внедрение (от 40 000 ₽ за одну задачу), какие нейросети использовать в России и как запустить пилот.
Читать
Базы знаний и документыБаза знаний для менеджеров: как перестать отвечать на одни и те же вопросы
Что такое база знаний для сотрудников, почему обычные папки и вики не работают, как устроена база с умным поиском, как её собрать и внедрить за месяц и как оценить эффект.
ЧитатьХотите так же у себя?
Расскажите, как у вас сейчас устроена работа. В течение дня покажем, что из этого можно автоматизировать и сколько это сэкономит